Dokumenthantering

KTH som myndighet förvarar, upprättar och mottager allmänna handlingar. Exempel på sådana handlingar är KTH:s forskningsrapporter och kursakter. Hanteringen av allmänna handlingar styrs av lagar och förordningar. Du behöver därför veta hur just de handlingar som du förfogar över ska hanteras.

Registrator på plats

Kolla Outlookkalendern för ece-admin-registrator (på samma sätt som för rumskalendrarna). Där står vem som är på plats och när. Mejla annars alltid frågor till funktionsmejlen.

Kontaktuppgifter dokumentsamordnare på ECE

Cecilia Rydefalk
Cecilia Rydefalk, Dokumentsamordnare, huvudregistrator 087907281

Hur vet jag vad som ska registreras?

KTH har centrala riktlinjer för vad som ska diarieföras i vilket system. Via länken nedan hittar du riktlinjer från Avdelningen för Dokumenthantering.

Dokumenthanteringsplan och klassificering

Lite längre ner på den här sidan på finns exempel på handlingar inom biblioteksverksamhet, HR, forskning och utbildning som ska lämnas till registrator. Listorna och lathundarna är kondenserade former av Diariehandboken och är inte uttömmande.

Vad gör jag med handlingar som ska registreras?

Handlingar som ska registreras lämnas i original till registrator. Det går att skicka dem med internposten till Registrator ECE, Osquars Backe 31. Följande information ska finnas med:

  • Vem det är som skickat in handlingen
  • Vem som är ansvarig för ärendet (framför allt om det kommer in fler handlingar i samma ärende) och som kan kontaktas för frågor
  • Vad ärendet handlar om (om det inte är väldigt uppenbart)

Frågor ställs till registrator@ece.kth.se.

Kondenserad arkiveringsguide

Om du ändå är osäker på om handlingarna du har ska diarieföras, efter att ha kollat lathundarna, kontakta registrator.

Forskning

Bibliotek

  • Avtal. T.ex. E-resurser, bibliometrisk analys,

HR

Utbildning

Kurser

Se Dokumenthanteringsplanen för mer utförlig lista på handlingar.

Exempel på sådant som ska bevaras på papper, men inte i Kopps, W3D3 eller liknande, är:

  • Ladoklistor/Arkivlistor
  • Examinationsuppgifter
    (T ex tentor, övningsuppgifter, laborationer. Avser även underlag för muntlig examination.)
  • Utvärderingar
  • Kursanalys

De ska sorteras årsvis i kursnummerordning och lämnas till registrator.

  • Inrättande av kurs
  • Avvecklande av kurs
Till sidans topp